Российская Федерация
"ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАХ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" (утв. Минфином СССР 29.07.83 N 105)
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями <*>, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.
<*> В дальнейшем изложении - предприятия, учреждения.
1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.
2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения.
2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
2.3. Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
2.4. В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом должны соблюдаться требования настоящего Положения, общеотраслевых руководящих указаний о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и других нормативных актов.
2.5. Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа (формы), код формы;
б) дату составления;
г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
2.6. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
2.7. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
2.8. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записей простой карандаш.
2.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
2.10. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.
2.11. На предприятии, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
2.12. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
2.13. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка СССР и другими нормативными актами.
2.14. В случаях, установленных законодательством Союза ССР и союзных республик, а также министерствами и ведомствами, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности.
2.15. Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг предприятий, учреждений, на которых должны использоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в соответствии с указаниями ЦСУ СССР, Министерства финансов СССР и Госснаба СССР по вопросу об унификации форм первичных документов и об отнесении их в необходимых случаях к документам строгой отчетности.
2.16. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
2.17. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
2.18. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, может быть поручена вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.
2.19. В соответствии с Положением о главных бухгалтерах запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.
2.20. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.
2.21. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.
3.2. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.
3.3. Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.
4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
4.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банка СССР.
4.5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной и механизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.
5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.
Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.
5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
5.3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему положению.
5.5. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.
6.1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
С введением в действие Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете считать утратившими силу:
письмо Министерства финансов СССР от 18 октября 1961 г. N 343 "О положении о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций"
письмо ЦСУ СССР и Министерства финансов СССР от 28 марта 1972 г. N 17-8/61 "Об использовании в учете технических носителей информации как документов, имеющих одинаковую силу наряду с другими учетными документами".
Приложение
к Положению о документах
и документообороте в бухгалтерском учете
Утверждено приказом N _____ от "___"__________ 199__ года
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| количество экземпляров | ответственный за выписку | ответственный за оформление | ответственный за исполнение | срок исполнения | ответственный за проверку | кто представляет | порядок представления | срок представления | кто исполняет | ---||||
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР
СОГЛАСОВАНО
с ЦСУ СССР
Положение
о документах и документообороте в бухгалтерском учете
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями, учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.
1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.
2. Первичные документы
2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения.
2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
2.3. Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями <*>, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.
<*> В дальнейшем изложении - предприятия, учреждения.
1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.
2. Первичные документы2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения.
2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
2.3. Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
2.4. В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом должны соблюдаться требования настоящего Положения, общеотраслевых руководящих указаний о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и других нормативных актов.
2.5. Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа (формы), код формы;
б) дату составления;
г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
2.6. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
2.7. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
2.8. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записей простой карандаш.
2.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
2.10. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.
2.11. На предприятии, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
2.12. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
2.13. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка СССР и другими нормативными актами.
2.14. В случаях, установленных законодательством Союза ССР и союзных республик, а также министерствами и ведомствами, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности.
2.15. Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг предприятий, учреждений, на которых должны использоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в соответствии с указаниями ЦСУ СССР, Министерства финансов СССР и Госснаба СССР по вопросу об унификации форм первичных документов и об отнесении их в необходимых случаях к документам строгой отчетности.
2.16. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
2.17. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
2.18. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, может быть поручена вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.
2.19. В соответствии с Положением о главных бухгалтерах запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.
2.20. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.
2.21. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
3. Учетные регистрыВ условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.
3.2. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.
3.3. Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.
4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
4.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банка СССР.
4.5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной и механизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.
5. Порядок организации документооборота5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.
Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.
5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.
5.3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему положению.
5.5. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.
6. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров6.1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.
6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
С введением в действие Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете считать утратившими силу:
письмо Министерства финансов СССР от 18 октября 1961 г. N 343 "О положении о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций"
письмо ЦСУ СССР и Министерства финансов СССР от 28 марта 1972 г. N 17-8/61 "Об использовании в учете технических носителей информации как документов, имеющих одинаковую силу наряду с другими учетными документами".
ПриложениеПриложение
к Положению о документах
и документообороте в бухгалтерском учете
На сайте «Zakonbase» представлен "ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАХ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" (утв. Минфином СССР 29.07.83 N 105) в самой последней редакции. Соблюдать все требования законодательства просто, если ознакомиться с соответствующими разделами, главами и статьями этого документа за 2014 год. Для поиска нужных законодательных актов на интересующую тему стоит воспользоваться удобной навигацией или расширенным поиском.
На сайте «Zakonbase» вы найдете "ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАХ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" (утв. Минфином СССР 29.07.83 N 105) в свежей и полной версии, в которой внесены все изменения и поправки. Это гарантирует актуальность и достоверность информации.
КОММЕНТАРИЙ К ПОЛОЖЕНИЮ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ СССР ОТ 29.07.1983 № 105 «О ДОКУМЕНТАХ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ» В силу Закона РБ от 28.05.1999 № 261-З «О применении на территории Республики Беларусь законодательства СССР» нормы Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение), действуют на территории Республики Беларусь в части, не противоречащей законодательству РБ. Основные нормы, содержащиеся в Положении, воспроизведены в Законе РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. от 25.06.2001 № 42-З) (далее - Закон). Учитывая тот факт, что с момента принятия Положения прошло более двадцати лет, некоторые нормы требуют осовременивания. Рассмотрим изменения, которые необходимо учитывать. Требования к составлению первичных документов Подпунктом 2.2 Положения установлено, что первичные документы должны создаваться, как правило, в момент совершения операции. Закона уточняет эту норму: «Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее совершения». Все факты совершения хозяйственных операций подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов, подтверждающих их законность, достоверность и обоснованность. Вместо нормы, закрепленной подп.2.3 Положения, действует норма, установленная частью второй ст.9 Закона: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации». Под формой документа понимаются состав и расположение реквизитов. Состав реквизитов определяется назначением документа и характером регистрируемых в нем операций. Каждому документу соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. При условии, что форма первичного документа не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, документы могут составляться в наиболее целесообразной для соответствующей организации форме. В этом случае действует императивное требование: в документах следует предусмотреть обязательные реквизиты для придания им юридической силы (лат. requisitum - нужное, требуемое, необходимое; информационный элемент документа), перечисленные в подп.2.5 Положения с дополнением реквизитов, предусмотренных ст.9 Закона: а) наименование документа; б) номер документа; в) дата составления. Дата составления указывается следующим образом: день месяца (двумя арабскими цифрами от 01 до 31), месяц (двумя арабскими цифрами от 01 до 12, на финансовых документах можно прописью), год (четырьмя цифрами). Например, 01.04.2005 или 01 апреля 2005 г. Дата создания документа необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями; г) место составления документа; д) содержание и основание совершения хозяйственной операции; е) измерители хозяйственной операции (в натуральных, количественных и денежных показателях); ж) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (И.О.Фамилия). Документы всех видов должны подписываться только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей. Реквизит «подпись» удостоверяет подлинность документа, поэтому указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Эти требования установлены стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п.2 ст.161 ГК). Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанной на оттиске организации. Оттиск необходимо ставить на документах, содержащих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение для предприятий, рабочих, служащих, других граждан. В обязательном порядке подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, являющихся основанием или подтверждающих финансовые операции, а также на документах, определенных правовыми актами Республики Беларусь. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения отдельных операций, определяются соответствующими правовыми актами. Допускается создавать первичные учетные документы на машинных носителях информации, при этом должны соблюдаться указания о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники. Информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая установленным требованиям, представляет электронный документ. Согласно ст.6 Закона РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: - создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; - иметь структуру, установленную Законом , и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать; - быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком. Особую группу документов представляют документы, оформленные на бланках строгой отчетности. При работе с бланками строгой отчетности с 6 марта 2002 г. следует руководствоваться нормами Положения о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденного постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21, которым закреплено, что перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место и порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица (индивидуальным предпринимателем). В отношении подп.2.14 , 2.15, 2.16 Положения нужно отметить, что они в настоящее время не применяются. Вместо подп.2.19 Положения следует применять норму ст.7 Закона: «В случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по поводу совершения отдельных хозяйственных операций документы по ним должны быть приняты к исполнению главным бухгалтером по письменному распоряжению руководителя этой организации, который несет всю полноту ответственности за последствия совершения таких операций». Не применяется и Положение о бухгалтерских отчетах и балансах, указанное в подп.3.3 Положения. Вместо него действуют Правила составления и представления бухгалтерской отчетности и Инструкция о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности, утвержденные постановлением Минфина РБ от 17.02.2004 № 16 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Минфина РБ от 22.12.2004 № 178 и от 31.03.2005 № 40). Организация документооборота Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом. Документооборот (согласно ГОСТ 16487-83) - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Создание документов и своевременность их передачи для отражения в бухгалтерском учете организации должны осуществляться в соответствии с разработанным главным бухгалтером (бухгалтерской службой) и утвержденным руководителем организации графиком документооборота. Основными этапами документооборота являются: - составление и оформление документов; - движение документов по рабочим местам; - прием документов в бухгалтерии; - обработка документов в бухгалтерии; - сдача документов в архив. График документооборота может быть составлен по форме, прилагаемой к Положению, или в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается под расписку выписка из графика документооборота. Контроль за процессом документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Руководитель организации обязан согласовать с главным бухгалтером список (перечень - термин, употребленный в Законе) лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В него включаются работники организации (начальники структурных подразделений, мастера, табельщики плановых, финансовых и иных отделов, подотчетные лица, работники бухгалтерской службы и др.), создающие и представляющие первичные учетные документы, относящиеся к сфере их деятельности в соответствии с графиком документооборота. Однако Закон не ограничивает круг таких лиц исключительно работниками данной организации (лицами, работающими по договору трудового найма). Например, им может быть также бухгалтер, главный бухгалтер, представляющий организацию, оказывающую услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности, или специалист-бухгалтер, являющийся индивидуальным предпринимателем (часть первая ст.7 Закона). Согласованный список лиц организации, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем. Для организации первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Перечень первичных документов, оформляемых тем или иным работником, оговаривается в должностных инструкциях, а также в соответствии со сложившейся технологией обработки документации в бухгалтерии организации. Исправление ошибок Бухгалтерский учет в организациях требует составления большого количества первичных документов, их обработки, группировки, контировки. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Эти требования зафиксированы в п.2.17 Положения. Первичные учетные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (например, при ручной обработке - дату записи в регистр бухгалтерского учета). При оформлении документов и проведении их в регистрах бухгалтерского учета неизбежны ошибки, которые при своевременном обнаружении и исправлении не уменьшают достоверности учета, его доказательной силы. Ошибки в бухгалтерском учете - это арифметические ошибки в подсчетах, неправильные записи в первичных документах, ошибочное восприятие нечетко написанной цифры и др. Частью восьмой ст.9 Закона допускается внесение исправлений в любые первичные учетные документы, кроме кассовых и банковских. Поскольку кассовые и банковские документы непосредственно отражают движение денежных средств, требования Закона и других нормативных актов, предъявляемых к оформлению таких документов, являются особенно детальными и жесткими, то запрещено внесение исправлений в кассовые и банковские документы (приходные и расходные ордера, платежные инструкции, чеки и т.п.). Это означает, что в указанных документах не допускаются помарки, подчистки, исправления, в т.ч. и оговоренные в них. В случае если в процессе составления кассового или банковского документа допущена ошибка, такой документ считается недействительным и не подлежит исполнению. Он должен быть механически уничтожен и оформлен заново. Однако нельзя таким образом уничтожать документы, оформленные с ошибками на бланках строгой отчетности. Документы с ошибками, оформленные на бланках строгой отчетности, погашают путем перечеркивания их и делают надпись «аннулировано». Эти документы хранят вместе с остальными, их номера не могут быть присвоены другим документам, выданным взамен ошибочных, их следует сохранять и уничтожать в соответствии с Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21. Для других документов таких строгих ограничений, как для кассовых и банковских, не установлено, но отмечено, что стирание записей, равно как и подчистки и неоговоренные исправления, не допускается. При составлении и обработке документов необходимо строго следить и не допускать заклеивания неправильных записей, а также использования корректурной жидкости. Для исправления ошибок, допущенных в документах, следует использовать корректурный способ. Корректурный способ (от лат. correctio - исправление, поправка) - это зачеркивание, и не следует отождествлять его с использованием корректурной жидкости. Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах до подведения итогов в них. Корректурный способ заключается в том, что ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы исправления не препятствовали прочтению изначальной записи. Нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре или переставлены цифры в числе («игра цифр»). Исправление оговаривают, т.е. на свободном месте пишут «Исправлено», приводят правильную запись, указывают дату внесения исправлений. Исправления в документах должны заверить лица, подписавшие документ. Часто можно встретить запись «Исправленному верить», но слово «верить» в данном предложении - тавтология, так как исправление подтверждается подписями лиц, не верить которым нет оснований. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправления делаются на каждом экземпляре в отдельности. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров, изъятия документов Сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (с изменениями и дополнениями от 28.04.2004 № 4). В частности, общим является требование, что первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) подлежат хранению в течение 3 лет (при условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки) (ст.462 Перечня). Постановлением МНС РБ от 30.04.2004 № 58 отменено действие постановления МНС РБ от 30.05.2003 № 63 «Об утверждении перечня документов, отражающих финансово-хозяйственную деятельность плательщиков налогов», в соответствии с которым все указанные в перечне документы должны были храниться не менее 10 лет. В части двенадцатой ст.9 Закона установлен исчерпывающий перечень органов, которые вправе изымать первичные учетные документы на основании постановлений. Изъятие первичных учетных документов у организации может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой, судами, Министерством по налогам и сборам, инспекциями МНС РБ и органами КГК. В отношении сводных документов перечисленным органам такое право комментируемым Законом не предоставлено. Никакие другие органы и организации в соответствии с частью двенадцатой ст.9 Закона не вправе производить изъятие первичных учетных документов. Процедура изъятия должна быть проведена в строгом соответствии с нормами процессуального права. Если в процессе изъятия будут нарушены нормы процессуального права, то не возникнет право перечисленных органов на изъятие первичных учетных документов. В части тринадцатой ст.9 Закона закреплено право главного бухгалтера или другого должностного лица организации снять копию с изымаемого первичного документа, а также с документа, являющегося основанием для его изъятия, в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов. Право оформления копий изымаемых документов закреплено в целях недопущения остановки деятельности организации, а также в случае утери оригиналов документов органами, производящими изъятие. В соответствии с п.10.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника. При этом следует соблюдать следующие требования: на место изъятого из дела документа следует помещать листок - заместитель документа, по которому контролируется возврат документа; на выданное дело заводится карта - заместитель дела. Форма документов предусмотрена Примерной инструкцией по делопроизводству (приложения и 26). Согласно подп.6.1 Положения первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Однако подп.5.3.1 Основных правил работы архивов установлено, что в архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, срок хранения которых - 75 лет. В своем большинстве бухгалтерские документы относятся к документам временного - до 10 лет включительно - хранения. Поэтому целесообразно воспользоваться положением подп.5.3.2 Основных правил работы архивов: дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив не подлежат. Они могут храниться в бухгалтерии, а по истечении предусмотренных сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их осуществляется по номенклатуре дел с соответствующей отметкой о приеме-передаче дел. 15.07.2005 г. Наталья Кондакова, кандидат экономических наук, аудитор Журнал «Главный Бухгалтер. ГБ» № 28, 2005 г. От редакции: С 14 июня 2006 г. пункт 2 Положения о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.02.2002 № 21, на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 01.06.2006 № 60 изложен в новой редакции. В Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 № 3321-ХII «О бухгалтерском учете и отчетности» на основании Закона Республики Беларусь от 29.12.2006 № 188-З внесены изменения и дополнения. Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 17.02.2004 № 16 «О бухгалтерской отчетности организаций» на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 07.03.2007 № 41 утратило силу. С 14 сентября 2007 г. в приложение к постановлению Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и положения о порядке его применения», на основании постановления Министерства юстиции от 31.08.2007 № 58 внесены изменения и дополнения.
