Пдд маршрутный лист. Правила заполнения маршрутного листа

Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.

Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.

ФАЙЛЫ

Кому нужен маршрутный лист

Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.

В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.

Порядок оформления маршрутных листов

Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.

Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:

приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
отчет работника о понесенных расходах;
четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.

Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.

Правила заполнения маршрутного листа

Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку , совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах , один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Инструкция по заполнению маршрутного листа

Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.

Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После оформления маршрутного листа

После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.

В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.

Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.

Работники предприятий и организаций в процессе исполнения поручений работодателя, связанных с выполнением трудовых функций, могут нести транспортные расходы (затраты на оплату бензина для транспортного средства, приобретение проездных билетов на общественный транспорт). Для фиксации данных расходов оформляется маршрутный лист, образец которого составляется организацией.

Цели составления маршрутных листов

Оформление данного документа необходимо курьерам, водителям, менеджерам продаж, юристам, бухгалтерам, торговым представителям и другим работникам, которые выполняют трудовые функции за пределами офисов.

Маршрутные листы могут понадобиться руководителям организаций для анализа передвижений работников в целях поиска оптимальных путей, экономии денежных средств, для подтверждения расходов в налоговых органах.

Сотруднику организации, понесшему расходы в связи с передвижениями, выплачивается компенсация в размере соответствующих расходов, основанием для чего является маршрутный лист.

Вид транспортного средства, расстояние, перевозимый груз не влияют на форму маршрутного листа. Его задачей является фиксация факта отправления сотрудника по служебным делам, в результате чего им были понесены расходы.

Утвержденной на законодательном уровне формы маршрутных листов не существует. Бланк маршрутного листа скачать можно по ссылке, которая будет приведена ниже.

Организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих интересов и потребностей. Форма утверждается руководством организации в учетной политике. Для оформления документа можно использовать лист формата А4 или фирменный бланк организации.

Маршрутный лист (бланк)

Оформление маршрутного листа

Составляется маршрутный лист в двух экземплярах, один из которых остается у работника, второй экземпляр передается в бухгалтерию организации. Печати не ставятся, поскольку он относится в внутреннему документообороту. Для подтверждения расходов к маршрутному листу в качестве приложений представляются проездные документы, отчет работника о расходах.

Документы проверяются бухгалтером и передаются на подпись руководителю юридического лица.

Маршрутный лист отражает поездки работника в течение дня (недели, месяца). В нем указываются:

организация, выдавшая лист,
населенный пункт, в котором он оформляется,
дата поездок,
фамилия, имя, отчество сотрудника организации, в отношении которого составляется маршрутный лист,
должность сотрудника.

место назначения,
цель поездки,
отметки о прибытии и убытии (часы, минуты),
транспорт,
затраты,

Может быть указана иная информация в соответствии с потребностями работодателя.

После таблицы ставятся подписи работника, в отношении которого выдан маршрутный лист, и должностного лица организации, имеющего соответствующие полномочия (бухгалтер, сотрудник отдела кадров, руководитель). Указываются дата и время получения листа.

Оформленный надлежащим образом маршрутный лист становится документами бухгалтерской и налоговой отчетности.

Срок хранения маршрутных листов

Заполненные маршрутные листы подлежат хранению у юридического лица не менее пяти лет. В случае, если листы подтверждают работу специалистов в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, документы должны храниться 75 лет (соответствующее положение закреплено в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов , утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Заполненный бланк маршрутного листа

Чтобы зафиксировать перемещение водителя и понесенные им транспортные расходы, заполняется маршрутный лист. Документ понадобится для оформления командировок, курьерских доставок и других рабочих поездок. С его помощью можно оценить и компенсировать расходы как на собственный, так и на общественный транспорт. В конце статьи можно скачать бесплатно образец.

В законодательном порядке не установлена единая форма документа. Маршрутный лист составляется в соответствии с общими правилами. Порядок оформления фиксируется в Уставе организации.

Примерный план заполнения листа служебных поездок выглядит следующим образом.

Название документа.
Дата оформления и город.
Данные работника, на которого оформляется маршрутного листа образец, а именно ФИО, должность, марка машины, назначение поездки.
Сведения касательно поездки. В основном их вписывают в виде таблицы. В графах последовательно указывают дату поездки, пункт прибытия, точное время отъезда и возвращения, реквизиты документа, подтверждающего расходы, и сумма затрат.
Подпись сотрудника, на которого оформлен бланк.
Подпись бухгалтера.

Важно! Подтверждающими расходы документами могут быть чеки с автомобильных заправок или проездные билеты.

Правильно заполненная форма маршрутного листа содержит всю значимую информацию о поездке, в том числе даты отъезда и прибытия, произведенные выплаты, стоимость товарно-материальных ценностей. Бланк позволяет не только систематизировать данные, но и использовать их впоследствии для рационального планирования поездок.

Если важная информация была упущена во время заполнения бланка, на пустых полях вносят дополнения. В этих примечаниях можно сослаться на сопроводительные документы.

Для чего оформляют листы служебных поездок

Заполненный и подтвержденный подписями маршрутный лист служит основой для бухгалтерского и налогового учета. Эти документы проверяются контролирующими органами. Во время проверок обращается внимание на соответствие поездок должностным обязанностям работников.

Стоит выделить следующие цели подготовки документа.

Рациональное планирование рынка сбыта.
Достижение поставленных задач касательно отгрузки продукции и продаж.
Подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности.

Маршрутный лист содержит подробную информацию о пути следования, выполненных остановках и временных интервалах между ними. Учитывая все эти сведения, можно разработать самый оптимальный маршрут посещения всех точек. Будут приняты во внимание местонахождение зон сбыта, временные затраты на поездку и отгрузку продукции, расходы топлива.

Порядок заполнения и представления в бухгалтерию

Хотя единый образец листа поездок не предусмотрен, есть общие правила, которым нужно следовать при его оформлении и передаче:

бланк заполняется в двух экземплярах: один остается у работника, второй направляется в бухгалтерский отдел;
поездки за конкретный период времени вносятся в таблицу в хронологическом порядке;
лист должен содержать ссылки на первичные документы.

Для печати можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Маршрутный лист (как дополнение к путевому листу) входит во внутренний документооборот, поэтому ставить на нем печать не требуется.

Чтобы расходы, указанные в бланке, были официально признаны, к нему следует приложить подтверждения. Помимо проездных билетов, к таковым относятся приказ и отчет сотрудника об осуществленных затратах.

Когда документ заполнен, он передается на проверку в бухгалтерский отдел, а затем подписывается работодателем. Впоследствии он служит основанием для погашения указанной в нем суммы. Подобные выплаты указываются в строке расходов организации. Эти показатели напрямую влияют на расчет налога на прибыль.

Заполнение листа поездок важно для отслеживания передвижений и дальнейшего планирования служебных маршрутов. Также он служит основой для налогового и бухгалтерского учета. Далее можно скачать пример документа.

Маршрутный лист - это специальный первичный документ, который позволяет работнику подтвердить транспортные затраты. В статье расскажем, кто должен применять документ, какой бланк использовать, а также определим, как заполнить маршрутную квитанцию. К конце статьи можно скачать бесплатно образец и бланк маршрутного листа.

Кто использует

Ключевое назначение бумаги — подтвердить расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы. Маршрутный лист 2019 может быть использован следующими категориями работников:

Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.

Стоит отметить, что данный список не является закрытым. Использовать такой вид первички могут и другие категории наемных специалистов.

Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.

Какой бланк использовать

Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов работников, обязана разработать бланк самостоятельно. Либо можете скачать бланк маршрутного листа служебных поездок, который мы предлагаем в статье.

Актуальный бланк маршрутного листа

Как составить собственный бланк

Допустимо разработать свой, индивидуальный формат документа, который будет полностью отвечать особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Однако предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа, например «маршрутный лист, образец для водителя».
Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
Период действия. МЛ можно выписать сроком на один день либо на неделю или месяц.
Ф.И.О. сотрудника, который получил маршрутный лист, его должность и структурное подразделение.

Место назначения, то есть куда отправляется работник.
Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например доставка отчета.
Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), в который был направлен работник.
Вид транспорта, который использовался в качества средства передвижения, например автобус, такси или личное авто.

Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. К примеру, можно предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути — это актуально, например, если вы готовите образец маршрутного листа для курьера. Сведения о суммах понесенных затрат также можно отразить в табличной части.

Бланк маршрутного листа для курьера

В конце документ должен быть заверен. Сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись). Затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.

Особенности оформления

Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения также следует закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.

Если в маршрутном листе была допущена ошибка, то ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись, а также ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.

Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом. Однако это на индивидуальное усмотрение учреждения.

Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.